3 причины использовать корпоративную электронную почту

Электронная почта — опция, в эпоху цифровизации необходимая для успешной работы любого бизнеса. Если вы создадите верифицированную электронную почту на домене корпоративного сайта и как следует поработаете над ее настройками, то укрепите свой профессиональный имидж в глазах потребителей и повысите их лояльность.

Почему так происходит? Зачем корпоративная почта нужна бизнесу и в чем ее преимущества? Разбираемся в этой статье.

Что такое корпоративная электронная почта

Корпоративная электронная почта — это обычный электронный почтовый ящик, в адрес которого вместо наименования почтового сервиса (gmail, mail, yandex) включено доменное имя веб-ресурса конкретной компании. Например:

• victor_g@mycoffee.ru
• noreply@kidsclothes.ru
• support@site-name.ru

До символа @ в адресе корпоративной почты, как правило, располагается фамилия сотрудника, который отправил письмо (с инициалами или именем), или указание на цель рассылки — доведение до сведения важной информации, ответ службы поддержки и пр.

Плюсы корпоративной почты

Использование корпоративной почты имеет весомое значение для бизнеса по целому ряду причин.

Корректность получения писем с сайта

Обычно для отправки писем с сайта используют почту вида noreply@site-name.ru. Но если она не настроена физически (такой почты не существует), то письма с форм обратной связи на сайте — как и любые другие уведомления, включая данные о новых пользователях и заказах — не будут поступать на почтовый адрес администратора. Или будут, но недолго.

Происходит это потому, что корпоративная почта является верифицированной. Верификация подразумевает, что в почтовом ящике отправителя можно получить подтверждение: конкретное письмо было отправлено с этого адреса. Другими словами, каждое ваше исходящее письмо дойдет до адресатов и не попадет в спам, поскольку почтовая система сможет убедиться: ваш ящик действительно принадлежит вашей компании, он надежен.

Достичь такого результата можно с помощью протокола передачи почты SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), который используют корпоративные почтовые системы. Протокол выполняет 2 роли:

• проверяет, насколько корректны настройки, и «дает добро» на отправку email-сообщений для определенных устройств;
• отправляет на заданные email-адреса исходящие сообщения и подтверждает успешность доставки.

Таким образом, если клиентам от вашего имени пришлют письмо мошенники, использовав похожий электронный адрес, то почтовая система, проверив отправителя, сразу отправит мошенническое письмо в спам.

Поддержание профессионального имиджа

Когда вы обмениваетесь визитками, где указан email, или пишете на почту потенциальному клиенту (заказчику), вы заслужите большее уважение, если человек увидит: почтовый адрес расположен на домене вашей компании. Это некий признак того, что компания профессионально подходит к своему имиджу, а значит, предоставляет качественные товары либо услуги.

Если же говорить про техническую сторону вопроса, важно отметить: чтобы письмо открыли и прочитали, недостаточно сделать так, чтобы оно попало в папку входящих писем, а не в спам. Потенциальный покупатель должен с первого взгляда понять:

• от кого пришло письмо;
• зачем его послали.

«‎Говорящий» адрес электронной почты дает ответ сразу на оба вопроса. Вы буквально за несколько секунд продемонстрируете, что цените время своих клиентов. А это повышает вероятность, что они не забросят ваши письма в спам не читая, а будут просматривать хотя бы начало.

Обеспечение порядка в рабочих процессах

Объединение корпоративных учетных записей всех сотрудников в единой системе электронной почты или CRM-системе позволяет отслеживать их деловую активность (например, время ответа на запросы клиентов). Это, в свою очередь:

• помогает повысить качество коммуникации внутри компании;
• упрощает принципы использования электронной почты;
• комплексно облегчает достижение целей бизнеса.

В крупных почтовых системах предлагаются максимально гибкие опции настроек отслеживания, как именно используется в компании электронная почта. При этом гарантируется упорядоченность писем в ящике: каждое письмо занимает свое место в конкретной папке, цепочки писем выстраиваются по хронологии. 

Кроме того, корпоративная электронная почта может интегрироваться с другими бизнес-инструментами, что упрощает управление и оптимизацию рабочих процессов. Обычно сервисы предоставляют возможность отслеживать цепочки писем, которые относятся к конкретным проектам (в том числе в рамках комплексного взаимодействия с клиентами). Можно наладить интеграцию почтового сервиса с ПО для управления проектами, системой CRM, платформой автоматизации маркетинга.

Таким образом, при помощи почты получается:

• непосредственно развивать и оптимизировать взаимоотношения с клиентами, их вовлеченность, а затем и лояльность;
• формировать целевые кампании, автоматизировать различные задачи с применением email-рассылок.

В результате можно организовать более эффективный охват целевой аудитории, повысить общую результативность маркетинговых мероприятий и бизнеса в целом.

Выбор почтового сервиса

На рынке пользуются наибольшей популярностью 3 инструмента для работы с корпоративной почтой: Gmail (Google Workspace), «Яндекс Почта» (Яндекс 360), «Почта Mail.ru» от Mail.Ru Group.

Каждый из инструментов имеет свои преимущества, но в целом набор предлагаемых опций схож. Организации, оплачивающие почтовые аккаунты для бизнеса, получают круглосуточный доступ к обширному облачному хранилищу, встроенным приложениям для синхронизированной работы с документами и встречами (доступна также интеграция со сторонними почтовыми сервисами), инструментам контроля данных и корпоративной системы.

Какой именно сервис выбрать — не имеет большого значения. Самое важное — грамотно его настроить, а за этим лучше обратиться к профессионалам.